МЕЖДУНАРОДНО ВИСШЕ БИЗНЕС УЧИЛИЩЕ БОТЕВГРАД
ДИСТАНЦИОННО ОБУЧЕНИЕ
СПЕЦИАЛНОСТ
„БИЗНЕСАДМИНИСТРАЦИЯ”
ОСНОВЕН КАЗУС
ДИСЦИПЛИНА „УПРАВЛЕНИЕ НА
ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ”
РАЗРАБОТИЛ:
Ноември 2011 г.
СОФИЯ
До
Директора
на отдел „Човешки ресурси”
„Съобщителна техника” АД
ДОКЛАД
ОТ: – консултант по управление на човешки
ресурси
ОТНОСНО: Подбор на персонал и система за
управление на кариерата на служителите
Уважаеми г-н/ г-жа Директор,
Относно вашата покана за
участие като консултант, Ви изпращам доклад във връзка с провеждане на процедурата за набиране и подбор на подходящ
кандидат за вакантната длъжност директор „Маркетинг и комуникации” и въвеждане на ефективна
система за управление на кариерата на служителите в предприятието.
Въведение
Успехът на всяка
организация зависи от работната сила в
нея. Тази причива поражда основното задължение на ръководителите, да осигуряват
подходящите човешки ресурси, които да притежават необходимите знания, умения и
опит за качествено изпълнение на поставените им задачи, а от друга да се
идентифицират с организационните ценности и цели. За назначаването на такива
хора се изисква процесът по набиране и подбор на персонал да бъде прецизно
проведен.
„ Съобщителна техника ” АД е предприятие
доказало се в сферата на съобщителната индустрия с опита си от над 30 години.
Въпреки финансовата криза, която през последните години навлиза в икономиката,
фирмата продължава да отстоява своите позиции на пазара и да се бори за своето
бъдеще. Независимо от свиването на производството и съкращаването на работни
места, настоящото ръководство е предприело политика за подбор и наемане на
квалифицирана работна ръка, която да помогне то да започне своето развитие с
нова политика ориентирана за налагане на нови пазарни ниши и запазване на
съществуващите.
Специалист маркетинг е
ключова позиция в развитието на едно предприятие, независимо от това в коя
индустрия е то. Позицията предполага намирането на нови възможности за увеличението
на продажбите посредством различни техники на реклама, както и техники при комуникация
за откриване на нови пазари.
Цел:
Докладът цели изготвяне на
препоръки при процедурите за набиране, подбор и развитие на служителите в „Съобщителна
техника“АД. В него се представят
аргументи относно процедури, методи и техники, които се препоръчват в него.
Задачи:
За да се
постигне целта на доклада се налага да се определят задачи които да се изпълнят
при изготвянето му за да постигне целта си:
·
Да се изготвят изисквания за
съответната позиция специалист - „Маркетинг и комуникации”.
·
Да се предложи най-подходящата
процедура за набиране и подбор, като се вземе предвид, анализ на организационната среда.
·
Да се представят предимствата и недостатъците
на методите и техниките, за да бъде
обективен доклада.
·
Да се направи примерен план на
разходите.
·
Да се предложи начин на въвеждане
на на служителя в работната среда.
·
Да се предложат системи за
управление на кариерата на служителя.
І. Длъжностна характеристика
Длъжност: специалист по „Маркетинг и комуникации”
1.
Основни функции и задължения
1. Организира
маркетинга и участва в рекламирането на продукцията
2. Следи състоянието и тенденциите на пазарите и
цените на аналогичните стоки и услуги.
3. Извършва
маркетингови проучвания на пазарите, подготвя и предоставя периодично
информация за състоянието им и тенденциите за развитието им.
4. Проучва данните
за конкурентните производители, като води картотека на оферти и каталози,
събира, обобщава и анализира информация за произвежданите продукти от
конкурентни фирми.
5. Събира, обобщава
и анализира информация за цените на суровините и материалите, влагани в
произвежданата от дружеството продукция.
6. Организира
презентации и изложби на произвежданите изделия.
7. Организира
представянето на дружеството на панаири, изложби и други подобни форуми.
8. Анализира потребностите на пазара от
производството на дружеството, събира, анализира и съхранява търговски
запитвания, оферти и каталози, организира бизнес срещи.
9. Участва в
подготовката на оферти за предлаганите изделия и създава контакти с потенциални
клиенти.
10. Създава и
поддържа актуална база данни за потребителското търсене и възможностите за
реализация на стоките.
11. Изготвя проекти
на каталози и други рекламни материали.
12. Участва в
подготовката на търговско-икономическата политика на дружеството и неговото
поведение на пазара.
13. Подготвя
консултации за ръководството на дружеството при определяне на пазарна
стратегия, търговска практика, ценовата политика и при разработването на
рекламни кампании.
14. Разработва и
реализира маркетинговата стратегия на дружеството в съответствие с годишния
маркетингов бюджет.
15. Изготвя отчети за
изпълнението на годишните планове и периодични анализи в областта на
маркетинга.
16. Участва като
консултант при сключването на договори.
17. Пази в тайна
служебната информация и личните данни, които са му станали известни във връзка
с изпълняваната работа от конкурентни компании.
18. Следи за проявите
на нелоялна конкуренция и информира ръководството и съответните държавни органи
за забелязаните случаи.
19. Изпълнява и други задължения, възложени от
ръководството на дружеството, свързани с естеството на работата му.
2.
Отговорности
1. Общи отговорности
1.
Носи отговорност за взети решения.
2.
Отговаря за качеството и сроковете на изпълнение на
възложената му работа.
3.
Отговаря за изправността и правилното използване на
поверената му офис-техника и материали.
4.
Носи отговорност за спазването на изискванията
за безопасност на труда и пожарна безопасност.
5.
Носи отговорност за спазването на вътрешните
правила.
6.
Нанесени материални щети на предприятието при
неспазване на вътрешните правила.
2.Специфични отговорности
1.
Отговаря за точността и верността на
съставяните от него документи, анализи, прогнози и проекти.
2.
Носи отговорност за недопускане на нелоялна
маркетингова дейност и конкуренция към други участници на пазара.
3.
Носи
отговорност при достъп на външни лица до служебна тайна свързана с маркетинга
на компанията.
3.
Изисквания за длъжността
1.
Образование
ü висше образование;
ü образователно-квалификационна степен – магистър;
ü специалност: „Маркетинг и реклама“ или друга
подходяща за изпълняваната работа
2.
Квалификация
ü трудов стаж – минимум две години стаж по
специалността;
ü да познава и използва нормативните актове в областта на
маркетинга, като:
o Закон за защита
на авторските и сродните права;
o Закон за защита
на конкуренцията и др.
o Подзаконовите
актове и практиката по прилагането на нормативната уредба, в това число и
практиката на Комисията за защита на конкуренцията.
o
Познания за методи и
технологии за анализ, проучвания, прогнозиране, планиране на пазарните
въздействия
ü Владеене на
български език и на писмено и говоримо ниво. (допуска се и повече)
4.
Информационни връзки и взаимоотношения
1.
Йерархически връзки:
1.
Пряко
подчинен на управителя на предприятието
2.
Функционални връзки:
1.
Функционални връзки при изпълнение на
длъжността се осъществяват необходимите организационни връзки и взаимоотношения
със служители от другите отдели на организацията.
2.
Служебни връзки извън дружеството При
изпълнение на задълженията да се осъществяват контакти с ръководители и
специалисти от маркетингови, търговски, снабдителни и други подобни организации
и звена извън дружеството.
3.
Осъществяване на връзки с рекламни агенции,
медии, благотворителни
организации, клиенти и други
5.
Личностни изисквания
1.
Да
има бързи и адекватни реакции при изпълнение на служебните дейности и
особено при възникване на конкурентна обстановка.
2.
Да
има презентационни умения
3.
Да има
умение за водене на преговори
4.
Да проявява инициативност и творчески подход в
работата.
5.
Да притежава умение за работа с клиенти и за екипна
работа.
6.
Да проявява висока лична дисциплина и отговорност в
работата.
7.
Да проявява нужната коректност в работата и в
отношенията с клиентите и с колегите.
8.
Да изявява стремеж и умения за изучаване и
прилагане на новостите и за повишаване на образованието и професионалната
квалификация.
6.
Техннически познания
1.
Да
притежава умения за работа с офис техник
2.
Да
има компютърна грамотност за MS Office/ Windows (XP, Vista, Windows 7 )
II. Процедури
1.
Процедури за набиране на
кандидати
Процедурата
за набиране на кандидати е основна при търсенето на подходящ служител за дадена
позиция. Тя се стреми да привлече лицата, които най-пълно отговарят на
зададените изисквания. За да протече правилно процедурата трябва да се изпълнят
други под процедури, чрез които ще се гарантира качественото й изпълнение.
.
Под процедурите за изпълнение са:
ü Да се съставят конкретни изисквания.
ü Да се избере каква стратегия, метод и техника за
набиране ще се следва.
ü Да се изберат най-подходящите източници в
съответствие с изискванията на вакантното място и предприятието
ü Да се избере как да бъдат уведомени различните
източници
ü Да се привлекат кандидатите за подбор.
2.
Процедура за подбор
Тази
процедура е взаимно свързана с предишната процедура по набиране. Подбора
представлява процес, при които набраните кандидати се оценяват спрямо
изискванията зададени от организацията и се извършва селекция им. При него от огромно значение е да се предвиди
с какво даден кандидат може да допринесе за компанията с негови лични качества
и професионални способности. За да бъде
качествен подбора трябва той да премине през няколко етапа:
a.
Определят
се точни критерии за избор от набраниете кандидати и избор на стратегия за
подбор
b.
Организиране
на процедурата
c.
Провеждане
на процедурата
d.
Избор
на кандидат
3.
Подходящи стратегии, методи и техники за набиране и подбор.
Предимства и недостатъци
Стратегията за подбор
трябва да бъде конкретно определена при започването на процедурите. Тя представлява избора на компанията какви
източници да използва.
a.
Стратегии за набиране на
кандидати
Източниците, които трябва да
се използват при набирането трябва да са различни, грешно е да се използва само
един източник, защото се ограничава процедурата за набиране.
v Вътрешни източници
o Настоящи
служители
В случай, че компанията
разполага с такива човешки ресурси, които да покрият изискванията, имат желание
за професионално израстване в рамките на организацията, тогава това е
предпочитан източник. Предимствата на този метод са освен спестяването на
разходи и това, че може да се направи справка от кадровото досие на служителя
за неговата надеждност, работоспособност и трудови навици, като по този начин
да се състави цялостен профил. Друго предимство на този метод е мотивацията на
служителите във фирмата, както и това, че служителят вече е запознат с
политиката на фирмата, срокът за въвеждането му в работната атмосфера е
по-малък и се прескача обучение за въвеждане, което от своя страна спестява
разходи. Недостатък, обаче е факта, че могат да се получат междуличностни конфликти.
Друг недостатък, като се има предвид данните от отдела „Човешки ресурси” е факта, че преобладаващата средна възраст на
персонала е над 40 години, което прави този източник неподходящ, тъй като се
очакват иновативни идеи, които да дадат подем на завода в сферата на маркетинга,
които липсват към момента. Ограничаването
на избора и подбора при използването само на този метод е в рамките на
разполагаемия човешки ресурс, което крие опасност , като се има предвид
настоящето състояние на компанията.
Като консултант не бих
препоръчала самостоятелното използване на този изчтоник, той трябва да бъде
използван в комбинация с други, като при наличие на подходящ служител, той
трябва да се включи в процеса на подбор.
v Външни източници
Този вид източници са всички
останали извън работната рамка на организацията. Могат да бъдат различни
държавни институции (Бюрото по труда), електронни и печатни медии (сайтове за
работа; специализирани вестници за обяви;), агенции за подбор на персонала,
учебни заведения, конкурентни фирми и други.
o Бюро по труда
Набирането на кандидати, чрез
регионалното Бюро по труда е ефективен метод, които може да осигури високо
квалифицирани кадри, които са регистрирани в него. Предимството на метода е
ниския разход на финансови средства. Недостатък при този метод е в това, че освен
високо квалифицирани кандидати, регистрирани са също така и по-ниско
квалифицирани работници, което ще увеличи броя на набраните кандидати, които ще
бъдат подложени на селекция, което от своя страна е свързано с разход на време.
o Електронни и печатни медии
Електронните медии в частност
интернет сайтовете за работа, като Jobs.bg, JobTiger.bg, Rabota.bg и други са предпочитано средство в днешно време. Според последната
статистика на Националния статистически институт за 2010г. лицата, които
регулярно използват интернет (всеки ден или поне веднъж седмично)са:
1. потребителите с висше образование са 79.8%
2. потребителите на възраст от 16-24години 76.1%
3. потребителите на възраст от 25-34години 59.8%
което
прави този метод предпочитан при търсене на млади иновативни хора с висше
образование. Специализираните печатни медии
(в-к Позвънете; в-к Ало), също предлагат опция за поместване на обяви за
вакантни работни места в печатната и он-лайн версия. Друг вариант е
публикуването на обява за длъжността на официалния сайт на компанията. Предимство
му е спестяване на разходи, в случай че се използва безплатно публикуване на
обява във вестниците, сайтовете за работа и официалната страница на компанията.
Сайтовете за обяви предлагат опция за платена обява, при която обявата се
показва като VIP обява и е на първо място при търсене по
зададени критерии или се показва при търсене на няколко различни типа обяви, като
това разширява максимално достъпа на различни потребители до нея. При обявата
във печатните варианти на вестниците разликата между безплатна и платена обява
е в това, че платената е по-силно подчертана (контур, цветно каре или други). Недостатък
при ползването на този метод е в това, че при платената обява тя може да не даде
нужния резултат, а средствата които са вложени да не са възвърнат. Затова
препоръчвам ползването на този вид източник, под формата на безплатна обява, за
да се спестят разходи и в случай, че резултата не е удовлетворяващ да няма
излишен финансов разход.
o Агенции за подбор на персонала
Принципа на търсене, чрез
агенциите за подбор на персонала (пример „Adecco България“) е
посредством зададени критерии от поръчителя да се подберат кандидати, които
най-пълно отговарят на тях. Този метод е подходящ, когато поръчителят няма
достатъчни познания за нова длъжност и какви са точните изисквания.
Предимството на този метод е спестяване на време и ресурси за подбор. Недостатък при неговото използване е
финансовият разход на компанията, които зависи от агенцията, която ще бъде
избрана. При конкретния случай „Съобщителна техника” АД има отдел „Човешки
ресурси”, които може да изготви нужните изисквания на база на анализ на
организационната среда и да проведе процедурата. Препоръката ми е да не се използва
този метод, защото е свързан с по-високи разходи , а предприятието разполага с
налични ресурси.
o Учебни заведения
Този метод предполага
набирането на кандидати от учебни заведения (завършили), които имат нужната
квалификация. Предимствата са в освежаването на работната атмосфера от
присъствието на млад персонал и нови идеи, които все още да не са прилагани на
практика, но се предполага, че ще са успешни и могат да стимулират развитието
на компанията. Недостатъци при този метод са:
a.
Изграждането
на трудови навици е сложен и продължителен процес, през които трябва да премине
кандидата, които е завършил скоро своето образование и започва за първи път работа.
b.
Липсата
на опит за позиция специалист „маркетинг комуникации” е недостатък, защото се
изисква служителя да използва установени
техники, които той няма как да познава и да разбира без да ги е прилагал на
практика.
Предприятието
се намира в град, които е образователен център, но това не означава, че този
метод е подходящ. Моята препоръка е да не се използва предвид факта, че
компанията се нуждае от специалист, които бързо да приложи техники от
маркетинговата сфера за да привлече нови клиенти, да увеличи пазара, и да
неутрализира конкуренцията със способите на маркетинга. Този метод може да се приложи в други
процедури при търсене на кандидати за позиции които не са ръководни.
o Конкурентни фирми
Привличането на служители от
други конкурентни предприятия е метод, които се използва рядко. Той цели да „открадне” квалифициран кадър от
друго предприятие с цел той да подобри текущото състояние, като приложи друг
вид техника или същата от предишното работно място с което компанията да
изпревари по растеж другата фирма. Предимството му е в това, че кандидатът ще
познава конкуренцията детайлно и по-лесно ще се пребори с нея, както и фактът
че той ще има нужния опит и професионална квалификация. Недостатъкът му произлиза
от това, че този метод изисква на кандидата да се предложат по изгодни за него
условия, което може да доведе до по-високи разходи за заплатата, материално
стимулиране и други.
o Назначаване на хора над 50г. възраст и чужденци
Предвид средната възраст на
работещите служители методът за подбор на лица над 50 години не е подходящ. Предимството е богатия опит които имат лицата,
но той не винаги може да е от полза при наличие на остарели техники от страна
на кандидата в сферата на маркетинга.
Назначаването на чуждестранни
специалисти, дори и високо квалифицирани не е подходящ въз основа на
нестандартния български пазар, при които общоприетите чуждестранни техники не
оказват положително влияние. Чуждестранните специалисти предполагат и високо
месечно възнаграждение, което е непосилно в рамките на финансово положение на
фирмата след свиването на пазара. Езиковата бариера, която може да се появи при
служител, които не владее български език е фатална предвид свързаността на
позицията му с комуникацията.
Затова и двата метода не са
удачни, защото недостатъците, които имат са повече от предимствата за завода.
Препоръчвам използването на
комбинация от методи. Настоящите служители да се набират само след справка за
това дали притежават необходимата квалификация, и само в случай, че възрастта е
подходяща (не предстой пенсиониране или не е над 40 години) спрямо изтъкнатите
по-горе съображения. Набирането на лица чрез външен подбор да се извърши чрез
регионалното Бюро по труда и метода с
електронни и печатни медии. Чрез комбинацията на тези методи ще има максимална
ефективност при набирането на кандидати за подбора.
Препоръчвам да се използва формална
техника за комуникация под формата на
обява във всичките методи, които предложих. Тя е се разпространява лесно и
съдържа необходимата информация. При вътрешния подбор тя да бъде под формата на
съобщение в информационния бюлетин на предприятието (ако има такъв) или устно
съобщение (при липса на информационен бюлетин). При набиране на кандидати чрез
бюрата по труда да се прилага дългосрочно установяване на контакт под формата
на договор. При електронните и печатни медии да се разпространи като обява.
b.
Стратегии за подбор
Могат да
се приложат различни стратегии за подбора
o Възлагане на подбора на външна организация
Тази
стратегия се прилага в зависимост от вакантна позиция и това дали поръчителя разполага
с ресурси за провеждането му .
o Самостоятелно
осъществяване
То може
да се извърши, чрез създаване на екип за
подбор или без създаване на екип.
Предприятието разполага с
отдел „Човешки ресурси“ също така позицията е пряко подчинена на управителя.
Моята препоръка е подбора да бъде въз
основа на стратегия за самостоятелно осъществяване от отдел „Човешки ресурси“ и
търговския директор на „Съобщителна
техника “ АД.
Първия етап от подбора да
се проведе на базата на документите подадени от кандидата като: заявление,
автобиография, мотивационно писмо, препоръка. Той трябва да се проведе от отдел
„Човешки ресурси“, като при него спрямо автобиографията да се създаде профил на
способностите, който да се съпостави с профила на изискванията. Мотивационното
писмо ще даде представа за това как кандидата анализира състоянието на пазара,
иновативното му мислене и каква е неговата мотивация за заемане на такава
позиция. След разглеждане на всички документи от кандидатите трябва да се
направи селекция и да се изберат тези, които ще продължат на втория етап.
Втория етап ще протече
под формата на структурирано интервю, което ще се проведе от мениджър „Човешки
ресурси“ и търговския директор. Предвид важността на позицията и това, че
търговския директор е най-запознат с целите, политиката и организационната
среда на предприятието, препоръчвам участието му в задаването на част от
въпросите. Предлагам примерни въпроси които са комбинация от въпроси за
традиционно интервю, поведенчески-описателно и ситуационно интервю.
Примерни
въпроси:
1.
Разкажете повече за себе си?
2.
Какво знаете за „Съобщителна
техника“АД?
3.
Какво Ви привлече за да
кандидатствате за позицията при нас?
4.
В какво се състой според Вас
работата при нас?
5.
Какво според вас е идеалното
работно място?
6.
Защо търсите нова работа и какво
не ви удовлетворяваше в предишната? (за тези които към момента са трудово
заети)
7.
Каква е причината да не
работите?(за безработни)
8.
Кой са вашите 3 преимущества пред
другите кандидати?
9.
Кой са вашите 3 недостатъци?
10.
Кое е вашето най-голямо
професионално постижение?
11.
Какви техники ще приложите за
увеличаване на пазарния дял на компанията?
12.
Какви техники ще приложите за
пробиване на международни пазари?
13.
Кой според Вас са най-големите
конкуренти в бранша на компанията ни?
14.
Каква ще бъде реакцията Ви ако
станете свидетел на изнасяне на вътрешна информация от служител?
15.
Какво месечно възнаграждение
очаквате?
След провеждането на интервюто
се определя избрания кандидат, като се има предвид освен профила на
способностите от документите му и отговорите на въпросите при проведеното
интервю.
ІІІ. План на разходите
Ако се спазят препоръките от
този доклад за набиране и подбор, стойността на процедурата трябва да е 0лв.(не
се включват офис консумативи за документите които се ксерокопират и принтират).
В противен случай при избор на други методи извън препоръчаните стойността варира
в зависимост от метода:
v При избор на вътрешен подбор, стойността ще бъде 0лв., като се има предвид факта, че се
извършва в рамките на компанията.
v Бюрото по труда е друг безплатен източник, при
които единствения разход е времето на служител от отдел „Човешки ресурси“, като
той е на нулева стойност.
v При избор на агенция за подбор на персонала,
хонорара на агенцията се формира спрямо, заплатата за позицията, като това са
от 2 до 3 заплати. В този случай, ако се приеме, че заплатата е 2500лв, то
хонорарът на агенцията ще възлиза от 5000лв. до 7500лв. .
v При избор на платена обява в електронните или
печатните медии, в зависимост от това какъв е типа, дължината и рейтинга на
обявата варира от 60 лв. до 420лв.
ІV.
Подход за въвеждане в длъжност
След
провеждането на процедурата и избора на подходящия кандидат, трябва да се
пристъпи към встъпването му в длъжност. Първата стъпка е сключване на трудов
договор, които включва клауза за изпитателен срок от 6 месеца. Това е
задължително при позиция, която изисква анализ на дейността в продължение на
определен период.
При избор
на вътрешен кандидат, въвеждането в работната среда и обучението му относно целите, организационната структура
и вътрешните правила отпадат.
При избор
на външен кандидат най-подходящия метод е чрез въвеждане посредством две фази.
Първата фаза е запознаване с целите, организационната структура и вътрешните
правила на компанията, като то ще се проведе от търговския директор. Втората
фаза е запознаване със служителите от компанията и сработването им в екип,
което ще се осъществи под формата на „Team Building“.
V.Системи
и средства за управление и развитие на кариерата
За да се осигури развитие на
кариерата препоръчвам използването на обучения за обогатяване на знанията и
уменията. Трябва да се осигури възможност за командироване на служителя в други
градове или държави за участие в семинари свързани с маркетинга, като „Digital Marketing - European Academy of Direct & Interactive
Marketing“. Обученията и семинарите ще позволят на служителя да
прилага нови техники за разширяване или запазване на пазара.
За да се
стимулира производителността, препоръката ми е да се направи материално
стимулиране при увеличение на пазарния дял, като то да се определи от
търговския директор в зависимост от разполагаемия бюджет.
Обученията
са дейност в която участват всички служителите от различните звена, като с това
се постига допълнителна квалификация на обучавания служител. Освен
ръководителя, които предлага възможности за развитие на служителя, той от своя
страна трябва да се стреми към постигането на личните си цели без да застрашава
интересите на компанията.
Специалиста
по маркетинг е ценен кадър, които трябва да бъде стимулиран и развиван
посредством различни методи по преценка на търговския директор.
Представения доклад описва
процедурата по набиране и подбор на кандидати, като дава насоки при избора на
методи и техники с което процедурата да приключи с избирането на най-подходящия
специалист.
В случай че решите да
използвате моите препоръки, моля чуствайте се свободен да потърсите повече
иформация, ако имате въпроси.
София С
уважение:
14 Ноември 2011 /
/
Използвана литература:
1)
Данни от Национален статистически
институт;
2)
Владимирова, К., Управление на
човешките ресурси, С., НБУ, 2004;
Няма коментари:
Публикуване на коментар